El objetivo de este caso es dar a conocer a la Parroquia Santa Beatriz de Madrid su situación de partida y una situación real resuelta por el equipo de Pratt. La situación puede ser la misma o parecida a la de tu organización y por tanto, si quisieras saber más sobre el caso o consultar sobre una solución para ti, no dejes de tomar contacto, que nosotros te escuchamos.
Contexto del caso de estudio
La pandemia ha llevado a cerrar templos y a impedir las celebraciones de misas, bodas, bautizos o comuniones. Si la gente no se acerca al templo, no hay donativos, ya que la costumbre es el cepillo presencial. Lógicamente, sin donativos, muchas parroquias se enfrentaron a una situación de caja muy compleja y en muchos casos quedar al borde de no poder cumplir sus obligaciones económicas ya que dejaron de ingresar en torno al 85% de su presupuesto habitual.
Pese a esta realidad las parroquias siguen siendo muy necesarias ya que además de ofrecer consuelo espiritual se ayuda y atiende a mucha gente, sobre todo a los más vulnerables. En ellas, los gastos de mantenimiento habituales no han descendido y hay que seguir pagando las muchas necesidades que cubrir, por lo que el confinamiento y la falta de actividades presenciales, generan un problema grave.
Esta realidad impulso a D. José Antonio Sanz, párroco de Santa Beatriz a buscar una solución, que de forma rápida, les acercara a sus feligreses, para mantener las relaciones, tener muy presente sus necesidades e intereses, saber en que actividades participan, para acercarles propuestas además de habilitar nuevos canales para seguir recibiendo su ayuda.
Los retos de la Parroquia
Los retos fueron muchos, pero solo mencionamos algunos de los principales:
- Implementar una solución integral en el menor tiempo posible, para contar con información fiable para la toma de decisiones.
- Falta de recursos económicos para la puesta en marcha de cualquier proyecto.
- Un reducido grupo de voluntarios con mucha iniciativa y voluntad, pero escaso conocimiento técnico e informático.
- Datos dispersos, contenidos en múltiples tablas de Excel, teléfonos móviles, o sistemas de envíos de email, además de duplicados, desactualización, desequilibrio en la homogeneidad etc. Algo muy común en las organizaciones pequeñas o que no tiene un CRM que centraliza la información.
Soluciones para la Parroquia
Después del estudio de las necesidades de la parroquia se puso en marcha una actuación en dos frentes:
1.- La implementación de un CRM.
2.- Una nueva página web, vinculada al CRM, (web to lead).
Se resolvieron los retos de la siguiente manera:
El factor tiempo:
El proyecto tenia que estar a disposición de la parroquia en menos de 4 meses. Se aplicaron aproximadamente 30 días naturales en transformación la plataforma de CRM, entre 25 -35 días la página web. y 3 semanas de formación al equipo de voluntarios
Tecnología aplicada:
-Para el CRM, nos ayudamos de la nube de Salesforce Sales Cloud, donde la parroquia se vio beneficiada con 10 licencias de la edición Enterprise otorgadas por el programa Pro Bono de Salesforce. La implementación la realizamos sobre la base del paquete NonProfit Succes Pack, que nos permitió tener una base de campos necesarios para cubrir las necesidades de fundraising de la parroquia.
-Para la página web, nos ayudamos de WordPress y utilizamos el constructor Divi, que le permitiría a los voluntarios de la parroquia evolucionar en conocimientos y poder crear páginas.
El aspecto económico:
Pratt Soluciones se resolvió la puesta en marcha del proyecto con asesoramiento experto a un coste reducido.
También se integro la plataforma de Salesforce NPSP, ideada para organizaciones sin fines de lucro que contempla hasta 10 licencias libre de costes para sus usuarios.
El factor humano:
A través de la formación de usuario y un soporte online dedicado, el equipo evoluciona favorablemente en el tratamiento de datos, en envío de notificaciones y la generación de informes, sintiéndose a gusto con la solución.
Tratamiento de datos:
Se asumió un trabajo de limpieza, de-duplicación, homogeneización y actualización de la base de datos para su importación y utilización. Esta acción permitió la madurez del cliente en cuando a su comprensión respecto a los datos necesarios y la mejor forma de estructurarlos para que de ellos se pueda obtener información fiable para la toma de decisiones.
Agradecemos a la Parroquia Santa Beatriz, a su equipo y en especial a su Párroco, D. José Antonio Sanz, la confianza depositada en Pratt.
